Comment choisir son étagère d’archives ?

Composant indispensable de chaque entreprise, le rayonnage à archives permet un accès rapide et direct aux documents archivés tout en les préservant de certains dangers. Protéger et ranger de façon pratique ses archives implique donc l’utilisation d’une étagère à archives adaptée. Pour bien la choisir, voici un guide qui définit les trois points essentiels de tout rayonnage à archives : sa taille, sa capacité de charge et ses fonctionnalités supplémentaires.

1.Définir la taille des archives 

La taille des archives demande de bien connaître les pratiques d’archivage de la société. Combien de temps devrez-vous conserver chaque boîte d’archives ? Quelle est la quantité d’archives annuelle ? Dans quel type de boîtes allez-vous les conserver ? Telles sont quelques-unes des questions qui vous permettront de connaître vos besoins en nombre d’éléments de rayonnages, en taille de rayonnage et en nombre de niveaux. Veillez à laisser un passage suffisant pour l’accès aux archives et pour la manutention des boîtes. Ensuite, une fois le nombre de boîtes à entreposer clairement définit, vous pourrez calculer le nombre d’éléments de rayonnage dont vous aurez besoins. Selon la taille de vos boîtes à archives, vous connaîtrez aussi le nombre de niveaux à choisir : de 5 à 7.

2.Définir le poids total des archives

En fonction de l’épaisseur des éléments et du modèle de rayonnage, celui-ci sera capable de supporter de 150 à 1200 kg par niveau. Une construction sur-mesure est également possible en cas de besoins de charge particuliers. Évaluez le poids total de vos boîtes d’archives afin de connaître le modèle le plus approprié.

3.Choisir des éléments supplémentaires

Les rayonnages d’archives sont entièrement modulables et peuvent être équipés selon vos propres besoins :

• avec des rails de suspension : idéals pour rendre ses documents plus rapidement accessibles.
• de séparateurs : pour une organisation plus pratique des différentes sections d’archives.
• de tablettes pleines ou de lisses : selon votre façon d’archiver vos documents, en classeurs à pans coupés, en bacs, en boîtes en cartons, en dossiers, etc.
• d'échelles à bords roulés : pour un aspect plus esthétique, parfait pour les archives placées dans les lieux accessibles au public.